太阳集团tcy8722人事档案管理制度

（校人字［2016］5号）

为进一步规范员工档案管理工作作，理顺员工人事档案管理关系，根据有关部门规定，结合学校实际情况，特制定本制度。

第一条  档案分类

（一）外部人事档案：指人事档案，是员工入职随转的人事档案材料；

（二）内部人事档案：包括员工入职以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及各类复印件备查材料。

第二条  外部人事档案管理部门

依据学校员工聘用管理办法规定的员工外部人事档案委托“河北省人才开发交流中心”（以下简称省人才）进行集中管理，其中党组织关系档案经人事处调阅分拆后由学校组织部按照相关要求进行管理；其他类员工人事档案统一由人事处负责管理。

第三条  人事档案的调入与管理

（一）拟聘员工档案调入由员工填写聘用员工提出调档申请，由人事处开具《档案接收函》后，员工本人即可到原单位或档案所在地提取档案；

（二）人事处收到员工本人的“档案”（必须密封，并有原档案所在单位的盖章）即时通知员工本人到人事处当面签收后，于15日内送至省人才服务中心办理档案托管手续；

（三）人事处建立人事档案的管理明细统计表，于每学期中、末与省人才服务中心核对，确保档案保管工作规范完整；

（四）员工在办理档案调入时，其党团关系应按组织部要求随之调入太阳集团tcy8722党委，由党委组织部统一管理；

（五）学院每年录用的应届毕业生，其档案关系、党团关系及户籍可直接由毕业学校凭与我校签订的三方用人协议或档案接收函转入我校。

第四条  人事档案的调出

（一）员工如因考取研究生，所考学院要求档案调转到该学校的，经人事处按照有关规定审核同意后，学校办公室为员工开具介绍信，由员工本人或委托人携带介绍信及所考学校调档函、录取通知书原件一并到省人オ交流开发中心调出档案；待员工研究生毕业后按照档案调入与管理程序将档案调回学校统一管理；

（二）如员工离职，应于全部离职手续办理结束之日起30日内办理人事档案的调出手续，办理程序与前述相同。

第五条  人事档案的借阅及其他

如员工本人确有借阅本人档案需要时，首先应向人事处提出借阅档案的申请，由人事处档案管理专职人员审核通过后负责到省人才办理借阅手续，并于规定时间内返还。

第六条  员工内部档案的内容

（一）“员工内部档案”是指学院为员工建立的（自进入学校起至离开学校止）包括个人材料（身份证、学历证、职称证、资格证等复印件）以及录用合同、考核、奖惩、培训、体检等个人资料。建立此档案旨在方便内部管理；

（二）员工内部档案中不应包含秘密内容，人事处档案管理专职员、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案。任何人员不得私自更改管理档案内容。

第七条  员工内部档案的管理

（一）员工内部档案由人事处档案管理专职人员进行管理，随时进行查阅和整理；

（二）员工内部档案作为员工信息系统管理的基础资料，要求完备和准确。

第八条  员工内部档案的销毁

员工离职一年后，确定无任何其他问题者，其内部档案可以进行销毀。

第九条附则

本制度适用于与学校签订聘用合同并按规定接收档案管理的所有人员，本规定自颁发之日执行，最终解释权归人事处。

2016年3月10日