太阳集团tcy8722公文处理及文件管理办法

第一章 总则

第一条  为使太阳集团tcy8722（以下简称学院）公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高发文工作的质量和效率，根据《国家行政机关公文处理办法》，并结合我院实际，特制定本管理办法。

第二条  学校公文是以学校的名义，按照隶属关系和职权范围行使法定权利的表现形式，是传达贯彻学校的方针政策、发布行政管理办法和规章、施行行政措施、请示和答复问题、指导布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。

第三条  学校各部门应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。

第四条  公文处理必须做到及时、准确、简捷、安全。

第五条  各部门的公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保学校机密。

第二章  公文种类

第六条  公文种类主要有：

（一）  请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（二）  报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。

（三）  指示

适用于对下级机关部署工作，阐明工作活动的指导原则。

（四）  通告、公告

“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事。

“公告”适用于向学校内外宣布重大事项。

（五）  批复

适用于答复下级机关请示事项。

（六）  通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部。

（七）  通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（八）  决定、决议

“决定”适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

“决议”适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。

（九）  函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

（十）  会议纪要

适用于记载和传达会议情况及议定事项，要求有关单位共同遵守执行。

（十一）        计划

适用于进行工作安排。

（十二）        其他公文

以上没有列明的公文种类。

第三章  公文格式

第七条  公文格式一般由机密等级、保密期限、紧急程度、发文机关、公文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、单位印章、成文时间、主题词等。

第八条  行文用纸幅面及版面尺寸

行文用纸采用A4型纸，上下白边为37mm±1mm，左右白边为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。张贴的通告、通知用纸大小，根据实际需要确定。

第九条  行文中图文的颜色

未作特殊说明行文中图文的颜色均为黑色。

第十条  排版规格

以红头文件发出的公文，标题用2号宋体字，正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号宋体字或黑体字，一般每页排22行，每行28个字。

其他公文未作特殊说明的，标题用3号黑体字，正文用4号宋体字，文中如有小标题可用3号宋体字或黑体字。

第十一条  眉首

（十三）        秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（十四）        紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（十五）        发文机关标识

发文机关标识使用宋体字，用红色标识。

党发文套用“中共太阳集团tcy8722委员会文件”红头；院发文套用“太阳集团tcy8722文件”红头；处室、院系（部）、中心、馆、后勤处等文件套用“太阳集团tcy8722处部室文件”红头。党发文、院发文字号使用小初号宋体字加粗，处部室文件字号使用一号宋体字加粗。

（十六）        公文字号

公文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角扩号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编001），不加“第”字。公文字号下有一条与版心等宽的红色反线。

（十七）        签发人

上报的行文如需标识签发人姓名，应平行排列于公文字号右侧。公文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字表示签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其它签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使公文字号与最后一个签发人姓名处于同一行。

第十二条  主体

（一）公文标题

红色反线下空2行，用2号宋体字或3号黑体字（具体区别见第十条），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

文件标题应当准确、简要地概括文件的内容并标明发文机关、名称和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其它标点符号。

（二）主送部门

标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体字，回行时仍要顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。如主送部门名称过多而使行文首面不能显示正文时，应将主送部门名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（三）行文正文

主送部门名称下一行，每自然段左空2字用3号仿宋体字或4号宋体字（具体区别见第十条），回行顶格，数字、年份不能回行。

（四）附件

行文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。附件应与行文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与行文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格表示行文的公文号并在其后标识附件（或带序号）。

（五）发文时间

发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”；发文时间的字体、字号与正文相同，标识位置见第十二条（七）款。

（六）收、发文单位应写单位全称或规范化简称，联合发文，应将主办单位排列在前。发文单位字体、字号与正文相同，位置及其它要求见第十二条（七）款。

（七）行文生效标识

1.单一发文印章

单一部门制发的行文落款处，置发文单位名称，下一行标识发文时间。发文时间右空4字；加盖印章应距正文2mm-4mm，端正、居中下压发文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在发文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在发文时间上。

2.联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将发文时间拉开，左右各空7字；主办部门印章在前；两个印章均压发文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办单位印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下一行右空2字标识发文时间。

3.特殊情况说明

对印章与正文不能同处一面时不得采取“此页无正文”标注方式的特殊说明。目的是使印章与正文务必同处一页，不留任何空白，堵住变造公文的漏洞。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决。

第十三条  附注

行文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加括“（）”标识，在发文时间下一行。

第十四条  版记

（一）“主题词”、词目用3号黑体字，居左顶格标识，后标识全角冒号，词目之间空一字。

（二）抄送

行文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用4号宋体字标识“抄

送”，后标全角冒号；抄送部门间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送部门对齐；在最后一个抄送部门后标句号。如主送部门移至主题词之下，标识方法同抄送部门。

（三）印发部门和印发时间

位于抄送部门之下（无抄送部门在主题词之下）占1行位置；用4号宋体字。印发部门左空1字，印发时间右空1字。印发时间以行文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

（四）版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

（五）版记的位置

版记应置于行文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

第十五条  页码

页码是标记公文张页的顺序号，用小五号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘居中排布，数码左右各放一条一字线。

第十六条  行文的特定格式

（一）上行文

1.文头（眉首）标识

红色反线之上左边缘空1字，标识发文机关的公文字号；红色反线之上右边缘空1字，标识发文机关的签发人姓名。

2.根据需要，在正文之下与版记之上的附注位置，左空2字，标识发文机关的联系人姓名和联系电话，并用圆括号括入。

3.在版记中不得标识打印人、校对人和印刷文件份数。

（二）信函式格式

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用宋体字，字

号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。

（三）会议纪要格式

会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成，其标识位置同标准公文，字号由发文机关酌定。其它要素从本标准相关要素说明。

第十七条  文件书写（缮写、拟办、签收等）一般使用钢笔字、毛笔、签字笔，不得使用圆珠笔、铅笔和复写。

第十八条  公文的装订

公文一律在左侧装订，不要压住文字，也不能只订一颗订书钉。

第十九条  特定事项的处理

（一）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

（二）“报告”不得夹带请示事项。

（三）向下级机关或者本部门的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

（四）对上级单位的请示或报告，用单位组织名义发文。

（五）与不相隶属单位协商工作等，用行政名义行文。

（六）内部行文。可按问题的种类和性质，用处室、院系（部）、中心、馆、后勤处等名义行文，相互之间不得使用发文形式解决问题，发文须经主管副校长审阅。

（七）各单位一般不得越级行文。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。

（八）发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。

第四章 收文处理

第二十条  收文处理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。学校与外界往来的文件由党政办公室统一登记、收文，并填制太阳集团tcy8722收文阅办单。内部制发文件流转，由各处、室、部门自行登记、收文、立卷、存档。

第二十一条  上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，即时呈送领导批阅，如领导出差，立即送党政办公室领导处理。

第二十二条  承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或处理。领导之间不宜横向传递，以免积压或传失。

第二十三条  凡需以学校名义办理的公文，应先送党政办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送校长批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送校长阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。

第二十四条  各单位收到急件时，应在1天内答复；普通文件，3天内应办理，最迟不超过7天。需研究而无法立即办理的，应书面或口头简要答复。

第二十五条  加强公文检查催办工作。文秘人员对领导批示的公文及学校发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各处室、院系、中心、馆、后勤处等对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。

第二十六条  领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。

第二十七条  分送有关领导或部门阅办的文件，均应建立送阅登记。领导或部门审批、传阅文件，一般在二十四小时之内交回，办公室要及时催办、催阅。

第五章 发文处理

第二十八条  发文处理一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、分发等程序。

第二十九条  草拟公文的要求

（一）要符合国家的方针、政策、法律、法令和学校的有关规定。如提出新的政策规定，要尽量与原来的有关规章制度相衔接，并加以说明。

（二）情况真实，观点明确，文字精练，条理清楚，层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。

（三）引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。

（四）草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面混乱不清的，要重新清稿。

（五）数字的写法。正文文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其它用汉字书写。

（六）章节序号的写法。一般应按下列顺序排列：第一层“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。

（七）不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。

第三十条  公文审核

党政办公室对公文格式进行初步审核，不符合格式要求的公文退回拟稿单位，并说明原因。

修改后的公文将返回办公室再次审核，审核后的文稿由拟稿单位送分管校领导修改、签发。

第三十一条  公文签发

（一）学校所有发文均需填制太阳集团tcy8722发文审批单（以下简称审批单）。

（二）各处室、院系、中心、馆、后勤等单位草拟的公文先由拟文单位领导在审批单“核稿人”一栏签字；如公文内容涉及其它业务部门的，应主动找相关部门会签，并由该部门领导在“会签”一栏中签署意见。

（三）拟文单位领导签署意见后的公文，若以学校名义发文，应由相关副校长会签后，送校长签发；以党委名义发文，送党委书记签发；以处部室名义发文，送主管副校长签发，文稿内容涉及校领导职能交叉时，还应送相关校领导分别阅示，并在审批单“会签”一栏中签署意见。

（四）党政办公室对校领导签发后的文稿编号，拟文单位将文稿的电子版送打印室修改打印，由办公室核稿人员最后复核，送打印室根据要求份数印制文件。

（五）办公室用印。下发文用印后由办公室统一下发，上报文用印后由办公室上报。

（六）签发后的公文不得再作任何修改，若确需修改必须重新送签。

（七）发文用印后交档案室三份存档。

第六章 公文的管理

第三十二条  各处室、院系、中心、馆、后勤等单位要有专人负责文书的管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员保密纪律教育，做好公文的管理工作。严禁将秘密公文带往公共场所和家中。公文传递过程中，必须办理登记、签收、注销手续，并按照收文薄检查归档，以防遗漏。

第三十三条  各单位工作中形成的公文文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录像带、录音带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交文书或有关人员核对整理后，于次年第一季度送交档案室归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。

第三十四条  文件使用手续

（一）来文传阅、借阅、清交等均要严格签字登记手续，以防遗漏。

（二）复印收文要严格控制内容和份数，由领导批准后方可复印。

第三十五条  没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后，交原单位自行保管。

                                                                                          二〇一四年十二月三十日